当今世界已进入信息时代，并迈向知识经济时代。对于我们的传统印刷业，信息技术也不例外地为其发展提供了极大的支持，并同时推动着印刷制造业的变革。随着印刷设备朝着全面的数字化方向发展，为了不断提高制造系统的工作效率、降低制造成本，不同的数字化工作流程便应市场需求而出现。
1. 印刷工作流程的定义
工作流程源于生产组织和办公自动化领域。它是针对日常工作中具有固定程序的活动而提出来的一个概念。提出的目的是通过将工作分解成定义良好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控。达到提高办事效率、降低生产成本、提高企业生产经营管理水平和企业竞争力的目标。
在印刷制造业中工作流程对于不同的供应商意味着不同的意思。传统意义上的工作流程仅是面向印前领域的，如克里奥的印能捷Connect；对于海德堡的Prinect系统来说，工作流程是一种广义上的全方位的处理方式，它涵盖了从印前处理、印刷和印后加工的所有环节；对于施乐，他们的工作流程是从客户的角度来定义：整个端对端的工艺，从创建一个作业或文件一直到印刷、运输、开发票收款。
2. 为何需要工作流程管理技术
人们常会想，我们已经拥有了最好的设备，最好的员工以及最有效的内部管理机制，为什么还要在工作流程管理上继续投入资金呢？这是因为先进的单元技术虽有助于解决企业的技术瓶颈，从而改善企业的竞争能力。但是如果单元技术间不能相互协调，成为一个有机的整体，他们组成的制造系统的最大潜能就不能被挖掘出来，从另一角度来看这也是一种资源(资金)的浪费。
然而，对印刷工作流程进行管理就是为了解决印刷制造系统的协调与优化的问题。这是因为：
①工作流程技术通常用于过程的自动化，通过将文档、信息或任务按照预先定义好的规则和流程在参与者之间进行传递，从而帮助用户实现或完成整个经营目标；
②工作流程技术通常是实施BRP过程或ERP(Enterprise Resources Planning，企业资源计划)的一个较好的方法，因为工作流程技术提供了经营过程逻辑与它的信息支撑系统的分离，并实现了应用逻辑和过程逻辑分离。这种方式在企业应用中具有显著的优点。它可以在不修改具体功能模块实现方式(硬件系统、操作系统、数据系统、用户界面等)的情况下，通过修改(重新定义)过程模型来改进系统性能，实现对生产经营过程部分或全部集成管理，有效地把人、信息和应用工具合理地组织在一起，提高软件的重用率，发挥系统的最大效能；
③工作流程技术可以支持企业实现对经营管理和生产组织的过程控制以及决策支持。它能够实现现代企业对“适当的时间把适当的信息传给适当的人”的要求；
④工作流程系统还可以提供系统日志功能，这种日志记录对于企业经营过程的运转情况进行事后分析和流程优化提供了十分重要的数据。
因此，如果没有好的生产过程和工作流程管理软件，企业的制造系统将会像是瘸腿跑步，最终错失真正的发展机会，甚至会影响业务。
印刷制造中的工作流程软件可以对整个的生产过程系统中每一个生产任务的每步进行重点控制，在连接MIS系统和核算系统后能解决从印前到印后加工的所有问题。总而言之，工作流程具有成本节约、减少员工、增加利润和获得新服务的优点。
3. 发展中的印刷工作流程
数字化生产环境的建立推动着现代印刷的进程。作业流程的数字化在最终印刷品与数字文件之间构筑一道最快的通道。目前，大多数厂商的印刷工作流程大部分是基于PDF工作流程。如印能捷Connect它是基于PDF的印前工作流程和内容管理工具，用于组织印前和印版的生产；方正畅流(ElecRoc)的内部数据是PDF格式，它包含作业的创建、印前、印刷、印后。
由于许多印刷厂商都在寻求用数字印刷和胶印两种印刷方式一起工作的理念，把数字印刷和胶印的工作流程整合在一起，这是印刷流程发展趋势之一。这样可以更有效地利用短版彩色印刷优势，可以先进行数字印刷或在胶印后再进行数字印刷，可以某订单原使用胶印生产，但若追加印量在1000份左右便可用数字印刷方式生产。所以，我们要求能使数字印刷和胶印同时得到优化的工作流程，需要把面向数字印刷的工作流程和面向胶印的工作流程结合在一起，这样才能尽可能减少两种印刷方式的操作人员在印前环节的步骤，提高工作效率。
工作流程采用“开放式标准”的方法是印刷流程发展又一趋势。随着越来越多的供应商开发出各种丰富的流程，我们不仅要求同一供应商的流程能够无缝连接，还要求不同供应商的流程间也能够实现无缝连接。如果不能做到无缝连接，必然会造成流程的“信息孤岛”，且这些孤岛间不能正确、高效地共享和交换地传递信息，这将会严重阻碍改善印刷企业技术、管理水平以及建立一个理想的CIMS。在印刷制造业中，这一“开放式标准”技术被视为CIP4(International Cooperation for the Integration of Prepress，Press，Postpress and Process)提供的JDF(Job Definition Format)。JDF数据能覆盖整个生产过程，包含以下信息：主要数据、产品描述、过程描述、使用设备、过程运行、记录。目前，市场上可以看到越来越多的工作流程支持JDF：如印能捷Connect可以将常驻和非常驻作业传票(JDF格式)从Preps等拼版应用软件导入到印能捷作业中；方正畅流(ElecRoc)利用JDF解释器保证工作流程支持JDF。
工作流程的自动化是印刷流程发展的必然要求和目标。目前，印能捷Connect通过热文件夹技术实现工作流程的一部分自动化。所谓的热文件夹就是在此文件夹中发现有进入的文件时，会自动触发相关操作。处理文件的软件会定时检查文件夹位置，并自动处理其中的文件。如印能捷Connect运用热文件夹自动地将PostScrip、EPS或PDF文件按照预先设置好的精炼器中的精炼处理方案精炼成符合要求的PDF文件；EnfocusPitstop Server运用它实现PDF文件自动化预检和编辑。
工作流程最终是需要覆盖从订单到交货的整个过程。我们将不仅能够对印前的流程进行管理与优化，还能实现印刷、印后与发送的流程管理。这样，我们就能真正达到对印刷制造整个流程的管理和优化，为实现印刷制造业的CIMS提供有利条件。在JDF的支持下，在不久的将来是完全可能实现的。
4. 如何选择工作流程
市场上已经有许多现成的印前工作流程，它们的解决方案一般都包含有工作预检、编辑、软打样、数码打样、陷印、组版、工作跟踪和归档保存等功能。在这些基础上，不同供应商的工作流程会加上自己特别的功能服务，如印能捷Connect的PDF文件精炼、DotSchop加网插件、专色管理和虚拟打样系统VPS(Virtual Proof System)等。这些工作流程系统大多以客户／服务器为基础，所以可以把处理过程分配到多个工作站或处理器上进行。从而优化了系统资源，提高了生产效率。另外，这种工作流程解决方案能够压缩大文件，减少工作站之间的网络流量。
除了购买现成的工作流程，还可以装配一个自己组建的工作流程。在自己组建的工作流程时，必须要获得除硬件设备以外的印前生产所需的所有独立软件；需要一个Scripting专家，才能保证所有独立的工作流程功能整合为一个自动化的整体；需要一个过程工程师对流程进行分析建模，提出一个富有意义的流程管理方案。
在决定是建立还是购买一个工作流程前，首先要考虑成本问题。它的底线就是盈亏点，至少要维持收支平衡；然后是考虑印前产量要求。繁重的工作量，复杂的设计和制版机的速度要求一般都需要选择一个现成的印前工作流程系统；其次考虑的是你的印前部门的技术水平。如果自己建立工作流程，就需要一个熟练的印前操作人员。
如果在决定购买现成的工作流程后，产品的技术培训、技术服务将需要重点考虑。只有好的技术支持，才能让好的工作流程在生产中表现优异，真正提高工作效率，节约成本，提高利润，增强企业的竞争力。
随着印刷活件呈现出短版活增加、活件复杂度提高、管理成本增加的趋势，以及在JDF发展的推动下，工作流程管理技术将不断成熟与完善，并必将为印刷制造业带来更美好的未来。