记忆所及，从六、七十年代出现文字处理终端机（WordProcessor，可能读者还不一定知道有这种产品。在有个人电脑之前，一种「智能」打字机，亦可想象为一具只能作文字处理的电脑）的时候，就已经具备一项称为MailMerge的功能，当用户需要印刷大批内容相同，只有小量资料改变的信件，例如收件人的名字、所属机构及个人资料需要每封都不同时，用户就可以用一些特殊的符号来代替这些资料，如###NAME来代表收件人的名字，再将大量收件人名字列在另一个档案内，然後利用MailMerge功能，处理器就会根据列表内的名字，取代那特别符号，生成完整的信件并打印，就可以很快速地印制大量信件了。

这或许算是最早期的数据出版(DatabasePublishing)，当时或许仍得倚靠文本档案，没有用上复杂的数据库系统，但从实际应用方式来衡量，这倒是个非常有效的数据出版应用。然而经过了二、三十年，虽然电脑、文书和图象处理、数据库、资讯技术等都已经大跃进了，倒反数据出版就似乎停滞不前，缺乏创新和突破性的应用，到今时今日都没有发展成为普及化产品。

当然这不是说数据出版没有甚麽大发展，相反，不少数据出版系统已经非常成熟，甚至步向智能化。但明显地，数据出版几乎变成大型专用出版系统的代名词，只有非常复杂和处理大量数据的应用系统，才会使用。从早期的分类广告系统，到制作产品目录、电话簿和报刊采编（特别是马经及财经版）等等，都已经开始利用数据库来储存要印刷的资讯，再按照个别需要从数据库调用资料，经由特定的程式来编排及自动生成版面。

数据出版的原理很简单，首先将需要出版的内容输入电脑，并且利用数据库储存内容分类，再根据出版条件选取所需内容，然後按预先设计的样式编排版面。数据出版应用范围很广泛，总括而言，只要能符合下面三个条件，就能够有效地发挥其优点；

（一）有关行业的电脑化程度高，要印刷出版的资讯已经利用电脑储存，甚至有适当的分类，要利用数据库处理和出版就更方便。例如产品分销往往要印制大量产品目录，由於不少宣传数据已经储存在数据库内，只需要将两者连接，就可以提高运作效率。

（二）需要处理的资讯量非常庞大，要倚靠高度自动化来提高工作效率，甚至以数据为主，或按数据来筛选出版内容。

（三）此外，如果需要不时更新数据和改变分类和编排方法，然後反覆印制同样或同类内容就更适合采用数据出版了。

报刊杂志的分类广告和黄页目录的制作就早已开始利用数据出版，虽然行业的电脑化程度不同，但由於分类广告的数量极高，又需要反覆印制，而且非常重视排序和分类方法，因此利用数据库来储存分类广告，并记录有关的出版条件，例如刊登日期、分类、广告大小和其他刊登条件，再按出版条件利用人工智能来编排，这不但可以减少手工拼版所需要的时间，更重要的是输入数据和制作，甚至财务都根据同一个数据库来计算，直接利用数据出版可以确保资料无误，从而减少许多部门间的审核工作，进一步提升工作效率。

推而广之，数据出版在系统化和自动化的大趋势中会愈来愈重要，例如在欧美极为流行，擅於处理期刊(Journal)和手册(Manual)的排版软件FrameMaker，其操作原理就建基在数据出版之上，利用SGML有系统地储存出版内容，并且准确地处理和控制不同版本、不断更新和不同语言的内容资讯，不但可以提高效率，更重要的是避免手民之误，想想要是重要仪器的手册编排错误，可能会出现极严重的後果。

此外，利用简单的数据库软件，例如FileMaker或Access等，配合简易编程语言(Script)来将排版程序自动化，可以直接印制财务报告、产品目录、直销邮件等。如果采用架构更灵活的排版软件，例如InDesign等，甚至可以将数据出版应用在名片和宣传单张的制作上。随著各行各业的电脑化程度不断提高和互联网的普及，数据出版的应用层面会愈来愈广泛，发展速度也会突飞猛进。